Hoe leer ik plannen en organiseren tijdens mijn stage
Hoe leer ik plannen en organiseren tijdens mijn stage
Een gemiddelde stagiair verliest per week ruim drie uur aan zoeken, opnieuw beginnen en vergeten afspraken. Niet omdat je lui bent, maar omdat je taken nergens staan. Je stageopdracht, twee schoolvakken en je bijbaan bij de supermarkt zitten allemaal in je hoofd. Dat gaat een paar weken goed. Daarna wordt het rommelig.
Plannen leer je niet uit een boek. Je leert het door één systeem te kiezen en er twee weken bij te blijven. Deze aanpak werkt voor mbo-, hbo- en wo-stagiairs.
Waarom plannen zo tegenstribbelt
Moeite met plannen komt zelden uit luiheid. Vaak schat je verkeerd in hoe lang iets duurt. Je denkt dat een tussenverslag in twee uur klaar is, maar het kost er vijf. Ook stelt niemand ooit duidelijk vast wat er van je verwacht wordt, dus blijf je alles half openhouden.
Begin met een brain dump
Pak een leeg blad. Schrijf alles op wat in je hoofd rondzweeft: stageopdracht, deelvragen, interviews, schoolopdrachten, je bijbaanrooster, die mail die je nog moet sturen. Alles. Ook de kleine dingen.
Dan splits je die lijst in twee delen. Een takenlijst met alles wat ooit moet, en een actielijst met alleen wat deze week aan de beurt is. Dat verschil tussen to-do lijsten en actielijsten is de kern van elk werkend systeem. Je hoofd hoeft niets meer te onthouden en dat verlaagt je stress direct.
Zet achter elke taak een tijdsinschatting. Ruw mag. Vergelijk na een week je schatting met de werkelijkheid. Bijna iedereen schat structureel te kort in, meestal met een factor anderhalf.
Niet alles is even urgent
Prioriteiten stellen klinkt vaag tot je het schematisch doet. In het Eisenhower schema verdeel je taken over vier vakjes: urgent en belangrijk, belangrijk maar niet urgent, urgent maar niet belangrijk, en geen van beide. Je stageverslag hoort bijna altijd in vak twee: belangrijk, nog niet urgent. Precies daar gaat het mis, want vak twee schuift altijd op tot het paniek wordt.
Bij dat schema hoort de vraag wat plannen eigenlijk oplevert. Timemanagement wordt daar omschreven als bewust omgaan met de tijd die je hebt, niet als meer taken in dezelfde dag proppen. Dat onderscheid maakt uit: je gaat kiezen wat je niet doet.
Concreet voor jouw stage: bepaal per week één hoofdresultaat. Bijvoorbeeld: drie interviews afgerond. Al het andere is bijzaak. Dat ene resultaat noteer je bovenaan je week.
Timeboxing en het weekplan
Een takenlijst zonder tijd in de agenda blijft een wenslijst. Timeboxing betekent dat je taken als blok in je agenda zet: donderdag 9.00 tot 11.00 uur, uitwerken interview 2. Klaar of niet, om 11.00 uur stop je. Die harde grens dwingt keuzes af en voorkomt dat één taak je hele dag opeet.
Grace Beverley werkt met een variant hierop: eerst je vaste verplichtingen inplannen, dan drie tot vijf taken per dag, en niets meer. Meer dan vijf taken op een dag halen de meeste mensen simpelweg niet, en een lijst die je nooit afkrijgt demotiveert.
Bouw vrije ruimte in. Plan je week maximaal voor zeventig procent vol. Die dertig procent marge vangt de zieke collega, de uitgestelde vergadering en de opdracht die twee keer zo lang duurt op. Wie zijn week helemaal volplant, loopt vanaf woensdag achter de feiten aan.
Welke tool moet je nou kiezen?
De beste tool is de tool die je daadwerkelijk openmaakt. Een papieren planner zoals Full Focus werkt uitstekend als je van doorstrepen houdt. Een digitale agenda is handiger als je locaties wisselt tussen stage, school en bijbaan.
Wat je ook kiest: gebruik één plek. Twee halve systemen zijn slechter dan één matig systeem. Kies dus, en evalueer pas na twee weken. Wisselen na drie dagen is uitstel in vermomming.
Werken aan planningsvaardigheden hoort trouwens bij je bredere professionele ontwikkeling. Over de stappen van persoonlijke competentieontwikkeling schrijft ManagementSite uitgebreid. Die inzichten gelden net zo goed voor een stagiair als voor een manager.
Maak afspraken met je stagebegeleider
Hier laten veel stagiairs kansen liggen. Vraag in week één om een vast wekelijks overleg van dertig minuten. Vaste dag, vast tijdstip, in de agenda. Kom met een kort lijstje: wat is klaar, waar loop ik vast, wat heb ik van jou nodig.
Zet deadlines samen op papier. Wanneer wil je begeleider je conceptverslag zien? Hoeveel dagen heeft zij nodig voor feedback? Reken daarna terug naar vandaag. Zo weet je meteen of je planning realistisch is of niet.
Vergeet je opleiding niet in dat gesprek. Schooldeadlines en bedrijfsdeadlines lopen zelden gelijk, en jij bent de enige die beide kent.
Als het toch niet lukt
Kun je echt geen planning maken? Verklein dan de eenheid. Geen weekplan, maar één vraag: wat is mijn eerste taak morgenochtend? Schrijf die op voor je afsluit. Eén concrete startzin doorbreekt weerstand beter dan een schema van tien regels.
Ook nuttig: plan aan het eind van elke werkdag tien minuten opruimtijd. Mail wegwerken, aantekeningen afmaken, taken bijwerken. Je begint de volgende dag schoon.
Wil je verder de diepte in met principes en definities rond effectief werken, dan vind je die uitleg onder meer op www.heteffectievewerken.nl. Handig als je begrippen als persoonlijke effectiviteit ook in je stageverslag wilt onderbouwen.
Je werkomgeving speelt trouwens ook mee. Werk je deels vanuit huis, dan bepaalt je bureau mede hoe scherp je bent. Eerder besteedden we al aandacht aan het thuiskantoor inrichten productiviteit tijdens je stage.
Twee weken proberen
Kies één tool, plan zeventig procent van je week, spreek een vast overleg af met je begeleider en houd twee weken bij hoeveel tijd taken echt kosten. Na die twee weken zie je zwart op wit waar je uren verdwijnen.
Bij veel opleidingen is planning inmiddels onderdeel van de beoordeling van je stage, terwijl er nauwelijks les in wordt gegeven. Dat gat vullen studenten voorlopig zelf.
Een lijst die je nooit afkrijgt demotiveert; plan liever minder taken en maak ze echt af.
