BE - Executive Assistant & Teamlead MA's in Hasselt

ABN AMRO Bank NV België is een duurzame, ondernemende bank gespecialiseerd in Private Banking en Corporate Banking. Vanuit ons hoofdkantoor in Antwerpen en kantoren in Gent, Hasselt, Brussel, Kortrijk, Brugge en Doornik bouwen wij actief aan een moderne, ondernemende en duurzame bank die dicht bij haar klanten staat. Wij bieden innovatieve producten en diensten aan zowel particulieren als bedrijven. ABN AMRO Bank NV België behoort tot de ABN AMRO Bank NV Groep, één van de grootste banken van Nederland. Internationaal hebben wij een leidende positie in een aantal gespecialiseerde markten zoals Corporate & Institutional Banking, Diamond & Jewellery Clients en Wealth Management.

Als Executive Assistant zal je de Country Executive ondersteunen. Je helpt ondersteunend, voorbereidend en inhoudelijk bij de uitvoering van diens werkzaam- en verantwoordelijkheden. Op deze manier lever je een directe en kwalitatieve bijdrage tot de productiviteit en het succes van de Country Executive. Verder ben je als Teamlead verantwoordelijk voor de aansturing van een team Management Assistants die samen 7 directieleden ondersteunen.

Als Executive Assistant

• Overloop je op regelmatige basis de agenda, alsook alle nieuwe & lopende zaken met de Country Executive en attendeert haar op de afhandeling van urgente zaken.
• Werk je op dagelijkse basis samen met lokale en internationale management teamleden en hun assistenten, alsook met alle andere medewerkers van de organisatie. Je treedt hierbij op als ambassadeur van ABN AMRO België en de Country Executive meer specifiek.
• Beheer, behandel en beantwoord je, op autonome wijze en conform eigen inzicht, correspondentie ter attentie van de Country Executive (intern & extern) teneinde haar te ontlasten.
• Neem je op autonome wijze administratieve taken over van de Country Executive zoals vakantieaanvragen/planningen, ingeven/beoordelen van onkostennota’s, assessment van toegangsrechten of training scores, facturatie,…
• Boek je vluchten, treintickets en hotelkamers rekening houdend met de geldende logistieke en financiële regels op gebied van zakelijk reizen
• Neem je bij afwezigheid van de Country Executive initiatieven om urgente zaken bij de juiste stakeholders neer te leggen om zo continuïteit te waarborgen.
• Help je de Country Executive bij haar communicatieactiviteiten (bijvoorbeeld bi-weekly newsletters, aankondigingen allerhande, communicaties gerelateerd aan jaarspecifieke events zoals Kerst, Sinterklaas, speeches schrijven voor interne en externe events,…)
• In afwezigheid van de Business Manager van de Country Executive, voorbereiden, faciliteren, deelnemen aan, notuleren tijdens en opvolgen van team- of projectgerelateerde vergaderingen en steerco's
• Aansturen, motiveren, coachen, evalueren van het Management Assistants team en optreden als rolmodel en subject matter expert.
• Verdeel je taken & projecten evenredig tussen de teamleden op basis van (inhoudelijke) kennis, affiniteit en ambitie en zie je toe op de succesvolle realisatie ervan.
• Bedenk je verbetervoorstellen en weet je de juiste interne of externe stakeholders te betrekken om op die manier draagvlak te creëren voor deze verbetervoorstellen.
• Neem je proactief actie bij afwezigheid van collega Management Assistants om dringende taken over te nemen, vragen te beantwoorden/af te handelen, plaatsvervangend deel te nemen aan bepaalde vergaderingen,… teneinde de continuïteit te waarborgen

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
• Minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol
• Ervaring met werken in internationale context is een meerwaarde
• Ervaring in het aansturen van een team is ook een meerwaarde
• Goede kennis van alle Office 365 applicaties
• Je hebt een vlotte pen en schrijft leuke en vlot leesbare teksten in Engels en Nederlands
• Sterke sociale en interpersoonlijke skills en in staat zijn om succesvolle relaties uit te bouwen met allerhande stakeholders zoals directieleden (lokaal of internationaal), collega management assistants (lokaal of internationaal), staff en externe partners.
• Excellent time management is vereist, alsook stressbestendigheid en flexibiliteit
• Discretie en integriteit zijn in hoge mate belangrijk gezien de grote hoeveelheid aan vertrouwelijke informatie waarover de Executive Assistant beschikt
• Je kan zowel zelfstandig werken als in teamverband. Je bent open, proactief en dynamisch en hebt zin voor verantwoordelijkheid en initiatief.
• Je kan succesvol multitasken en vlot tussen verschillende taken en/of managers schakelen zonder het overzicht te verliezen of prioriteiten uit het oog te verliezen.
• Talenkennis: zeer goede kennis van NL en Engels. Degelijke kennis van het Frans

ABN AMRO hecht veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling. Dat betekent voor ons ook veel verantwoordelijkheid en ruimte voor ondernemerschap. Natuurlijk horen daar een goed salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden bij (zoals maaltijdcheques, een breed collectief verzekeringspakket en flexibel werken).

Upload dan je CV en motivatiebrief naar ons platform en wij nemen contact met je op.
We maken graag kennis met je!