Managementassistent Bestuurszaken Amsterdam

Beschrijving

Krijg je energie van plannen, ondersteunen en adviseren? Wil jij graag werken voor een afdeling in een grote, complexe organisatie? En vind je het leuk om intensieve managementondersteuning te leveren? Solliciteer dan als Management Assistant bij een inspirerende onderwijsinstelling!

Samen met jouw twee collega's op het secretariaat bij de dienst Bestuurszaken (BZ) verzorg je de ondersteuning voor alle vijf afdelingen van de dienst. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de afdeling Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning (BBO). Deze afdeling adviseert over diverse bestuurlijke beleidsvraagstukken en het initieren van nieuw beleid. De afdeling bestaat uit diverse beleidsmedewerkers en bestuurssecretarissen.

Je ondersteunt het afdelingshoofd BBO. Je beheert zijn drukbezette agenda, met afspraken met uiteenlopende stakeholders van binnen en buiten de organisatie. Je beheert ook zijn mailbox, die je overzichtelijk en gestructureerd houdt. Je ondersteunt hem proactief bij de prioritering en opvolging van vragen en verzoeken. Verder ondersteun je hem inhoudelijk door o.a. Gegevens te verzamelen, data te inventariseren en controle uit te oefenen op lopende dossiers over de diverse aandachtsgebieden binnen de afdelingen.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheer van de webpagina's van BZ en ondersteun je bij communicatiewerkzaamheden. Je bent eerste aanspreekpunt voor in- en externe belanghebbenden. Hierdoor kunnen jouw collega's zich volledig focussen op hun eigen werkzaamheden.
Tenslotte verricht je op verzoek ondersteunende werkzaamheden voor het afdelingshoofd Managementondersteuning (MO).

Jouw taken:

• het ondersteunen van medewerkers van de afdeling bij het organiseren van verschillende planningen;
• zorgdragen voor het plannen, voorbereiden en notuleren van overleggen;
• het redigeren van teksten, brieven, memo's en verslagen en het verzorgen van correspondentie;
• samen met collega's verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van evenementen, met kleine tot grote omvang en van wisselende complexiteit;
• het bewaken van en adviseren over dienstbrede activiteiten- en projectbudgetten;
• het verrichten van algemene secretariaatswerkzaamheden zoals post- en telefoonbehandeling, maken van (zaal- en horeca)reserveringen;
• samenwerking met en vervanging bij afwezigheid van de collega- managementassistenten bij Bestuurszaken.

Competenties:

• je bent een initiatiefnemer en gedreven persoonlijkheid; in staat om samenwerking op te bouwen met de collega's die je ondersteunt
• je bent betrokken bij de werkzaamheden die op de afdeling plaatsvinden
• je denkt graag mee, bent leergierig en creatief in het vinden van oplossingen
• je bent proactief en weet op de juiste momenten afstemming te zoeken
• je werkt geordend en weet overzicht te bewaren

Wat breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau;
• minimaal drie jaar relevante ervaring binnen een grote organisatie en/of complexe omgeving;
• ruime ervaring met en uitstekende beheersing van Office-applicaties en digitale systemen en processen;
• een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal;
• affiniteit met bestuurlijke werkzaamheden en processen;
• gevoel voor verhoudingen binnen een bestuurlijke omgeving.

Wat biedt de opdrachtgever:
Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.656 (schaal 8) en maximaal €3.548 (schaal 8) bruto per maand.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO

Plaats

Amsterdam