Stagiair Management Assistent Rotterdam

JOUW OPDRACHT
Tijdens je stage ligt de focus op het faciliteren van het functioneren van de Directeur Hotels. De Directeur Hotels is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van Best Western Plus Rotterdam Airport Hotel en Best Western Plus Berghotel Amersfoort. Hier zorg je onder andere voor het agendabeheer, plannen en voorbereiden van afspraken en het redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages en notities. Daarnaast houd je je bezig met de websites van beide hotels en bijbehorende social media-kanalen. De ultieme kans om tijdens een stageperiode mee te mogen kijken binnen het management van de locaties!
 
ROTTERDAM AIRPORT HOTEL
Best Western Plus Rotterdam Airport Hotel is een 4-sterren hotel met restaurant, 99 hotelkamers en 9 vergaderzalen. Door de unieke ligging bij Rotterdam The Hague Airport is het hotel een populaire locatie voor de zakelijke reiziger. Ook voor gezinnen die een gezellig weekendje weg willen, is het hotel een inspirerende uitvalsbasis. Het geheel vernieuwde restaurant spreekt tot de verbeelding en is een begrip in Rotterdam en omgeving. Hier genieten gasten van mooie seizoensgerechten, zowel bij de lunch als het diner. Het motto van het Best Western Plus Rotterdam Airport Hotel: “the sky is the limit”! Team Airport bestaat uit ongeveer 35 collega’s.
 
BERGHOTEL AMERSFOORT
Recht in het hart van Amersfoort ligt het unieke Best Western Plus Berghotel Amersfoort. Op loopafstand van het pittoreske centrum met haar middeleeuwse straten en pleinen. Voorheen een landhuis, nu een hotel, waar de ouderwetse service hoog in het vaandel staat. Van trouwen tot vergaderen, van culinair dineren tot fietsen en van wandelen tot feesten, alles kan. Best Western Plus Berghotel Amersfoort heeft 88 hotelkamers en 16 vergaderzalen van verschillende groottes. Team Berghotel bestaat uit ongeveer 35 collega’s.
 
JOUW TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Faciliteren van het functioneren van de Directeur Hotels

1. Periodiek voeren van afstemmingsoverleg gericht op onder meer het afstemmen van en informeren over stand van zaken, onder de aandacht brengen van aandachtspunten en bijzonderheden, doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties en dergelijke, maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten;
2. Geven van uitvoering aan gemaakte afspraken door het effectief organiseren van activiteiten, communiceren van afspraken, etc.;
3. Invulling geven aan projecten, opvolging geven aan overeengekomen acties, bewaken/bevorderen van tussentijdse resultaten en door anderen te leveren bijdragen;
4. Inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de directeur.

In- en externe informatievoorziening

1. Verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties;
2. Aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/ meldingen;
3. Binnen aangegeven kaders en conform afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.

Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening

1. Redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages en notities aan de hand van concepten dan wel globale aanwijzingen over de inhoud;
2. Voorbereiden, begeleiden en opvolging geven aan vergaderingen voor onder meer het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten;
3. Bijhouden van agenda en maken van afspraken binnen gegeven kader;
4. Organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen.

JOUW PROFIEL

• Je volgt een opleiding op HBO niveau, bij voorkeur (Toegepaste) Bedrijfskunde, Hotelschool/Hotelmanagement of Office Management;
• Je bent sterk in je communicatieve vaardigheden en hebt onder andere een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (verbaal en schriftelijk);
• Je bent zeer vaardig in omgang met computersystemen als Ms-Outlook, MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, prezi;
• Je beschikt over vakkennis, een juiste dosis zelfreflectie en hebt overtuigingskracht;
• Je bent alert en assertief (Bereikrijk), empathisch en aandachtig (Binnenvoelbaar en Luistergevig), ontwapenend en hartelijk (Verwenzaam en Teruglustig) en initiatiefrijk en creatief (Verrasvast en Oplosselijk)

 
GEINTERESSEERD?
De standplaats van de stage kan zowel in Amersfoort als in Rotterdam zijn, naar eigen voorkeur. Voor meer informatie over deze stage kun je contact opnemen met Luciën van de Veerdonk, Directeur Hotels, via of via telefoonnummer 06 – 5252 7495. Je motivatiebrief en CV kun je sturen naar .